Как возмещать работнику затраты на ГСМ за использование автомобиля в служебных целях при отсутствии чека?

Comments

• Добрый день.
  В отсутствие чека на искомую дату можно покупать у сотрудника топливо в баке по рыночной цене на дату совершения служебной поездки. Информацию о ценах на топливном рынке региона распечатывайте из Интернет и сохраняйте (заранее приказом установите, какие наиболее популярные в вашей местности сети заправок будут участвовать в расчёте среднего показателя розничной цены).
  Но по итогам года работнику нужно будет отчитаться по НДФЛ с этих продаж. Поэтому пусть тщательно собирает и хранит все чеки.
• Александра Кривошеева, спасибо большое! 
  А если мы поменяем формулировку в соглашении и установим Х рублей за км. Для того, чтобы избежать всех сложностей с выкупом ГСМ и т.д., то  нужно  будет для налоговой как-то обосновывать эту цифру? откуда она взялась? На что ориентироваться, когда ее устанавливать?
• Цитата: нужно  будет для налоговой как-то обосновывать эту цифру? откуда она взялась?

  Желательно, да. Иначе могут возникнуть сомнения в соответствии требованиям п. 1 с. 252 НК РФ.

  Цитата: На что ориентироваться, когда ее устанавливать?

  Логично - на нормы расхода ГСМ для данной марки автомобиля и на среднерыночный уровень цены используемого топлива в вашем регионе.
• Александра Кривошеева, а я могу туда заложить еще иные расходы, например:
  
  - пробег в мес ориентировочный средний = 600км
  - ГСМ = 44р
  - Расход по норме = 6,5
  Итого : 600*44*6,5/100 = 1716 руб. 
  
  А далее заложить еще такие расходы выведены из расчета за месяц):
  - транспортный налог в месяц 38р
  - ОСАГО =400
  - Техосмотр = 55
  - Замена масла = 166
  -Мелкий ремонт = 300
  Итого в месяц = 959
  
  1716 + 959 = 2675руб/600км = 4,45 руб/км
  Как вы думаете можно установить 4,45 с доп расходами. Или только сырую норму по ГСМ (44*6,5/100 = 2,86)?
• Масло тоже можно учитывать как ГСМ, а вот всё остальное - уже не расходы на топливо.
  Получается, что Вы рассчитали размер компенсации за использование автомобиля в пересчёте на километр пробега. Однако в налоговых целях установлен лимит такой компенсации и перепрыгнуть через него не получится.
  http://xn------5cdmhdmkjaacf5ascqh0aszpiu8gyli.ru.nds.monster/index.php?id=260155
  http://xn------5cdmhdmkjaacf5ascqh0aszpiu8gyli.ru.nds.monster/index.php?id=260155
  http://xn------5cdmhdmkjaacf5ascqh0aszpiu8gyli.ru.nds.monster/index.php?id=260155
• Спасибо большое, да я читала эти темки. В статьях говорится о том, что 1200 я могу в расходы принять, но я на УСН 6% и в расходы мне брать нечего, поэтому только возмещение затрат работнику., но при этом чтобы налоговая не обложила эти суммы как доход.
  

  Цитата: Получается, что Вы рассчитали размер компенсации за использование автомобиля в пересчёте на километр пробега. Однако в налоговых целях установлен лимит такой компенсации и перепрыгнуть через него не получится.

  да, я так и планировала сразу и компенсацию и возмещение включить. Но раз так нельзя делать, то могу ли в этом случае установить  и компенсацию за месяц 1200  и  возмещаемые расходы по ГСМ из расчета 2,86 руб. за 1км.  Ведь ст 188 ТК РФ говорит о двух выплатах (компенсация за использование, износ и возмещение расходов в т.ч. ГСМ). Или я только могу либо 1200 либо 2,86?
• Цитата: я так и планировала сразу и компенсацию и возмещение включить. Но раз так нельзя делать

  Если в налоговом учёте расходы не принимаете, то и проблем с этим возникать не будет.

  Цитата: только возмещение затрат работнику., но при этом чтобы налоговая не обложила эти суммы как доход.

  Тут надо будет как-то доказать, что в служебных целях автомобиль используется больше, нежели в личных. Либо, что затраты на ОСАГО, техосмотр, ремонт и прочее взяты не в полном размере, а пропорционально доле использования авто в интересах работодателя.
• Александра Кривошеева, спасибо большое, я поняла. И про долю вы верно подметили, а то я их целиком заложила. 
  
  Спасибо большое! Хороших вам выходных!